POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

FUNDACIÓN SOCIAL METROPOLITANA SAN VICENTE – FUNSOMET

NIT N. 802024757-1

Política de Tratamiento de Información y Protección

de los Datos Personales.

La Fundación Metropolitana San Vicente - FUNSOMET establece la presente Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales.

La Fundación, como responsable del tratamiento de datos, por medio de esta Política implementa los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de todos los datos personales recogidos y almacenados dentro de las bases de datos que posee la Fundación.

CAPÍTULO I. GENERALIDADES

Artículo 1º. Objetivo: Establecer en FUNSOMET los lineamientos para el tratamiento de datos personales, con el fin de regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación, corrección y supresión de datos personales, brindando herramientas que garanticen los principios rectores sobre este tema.

Artículo 2º. Ámbito de aplicación: La política es aplicable a los datos personales registrados en las bases de datos que estén en uso y sean administrados por FUNSOMET en desarrollo de su objeto y funciones, y a aquellos datos obtenidos en virtud de alianzas, convenios, contratos o acuerdos con otras entidades.

Artículo 3º. Marco Normativo:

Constitución Política de Colombia – Artículo 15 Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información.
Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente terceros países y se dictan otras disposiciones”
Decreto Reglamentario 1727 de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.”
Ley 1581 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” •
Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”
Decreto 1074 de 2015 que en el Capítulo 25 reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

Artículo 4º. Definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Datos públicos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del tratamiento: es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos, ya sea por si sola o en sociedad con otros. Para el caso de La Fundación, es el representante legal.
Responsable del tratamiento: es la persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento de datos.
Titular de la información: Es la persona física cuyos datos son objeto de tratamiento.
Transferencia de datos: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión de datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Artículo 4º. Principios rectores para el tratamiento de datos personales.

La Fundación en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores, en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, definidos acorde con la ley:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.

CAPÍTULO II. AUTORIZACIÓN

Artículo 5º. Autorización: El titular de la información autorizará a la Fundación para el tratamiento de los datos personales, por medio escrito, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro medio que permita garantizar su posterior consulta. La Fundación solicitará esta autorización en la recolección de la información.

No se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.
De manera excepcional, no se requiere de la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales, en los siguientes casos de acuerdo al Articulo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Información requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial
Datos de naturaleza pública
Casos de emergencia médica o sanitaria
Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el registro civil de las personas.

CAPÍTULO III CATEGORIA ESPECIALES DE DATOS

Artículo 6º. Datos sensibles:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Artículo 6º. Tratamiento de datos sensibles: Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Artículo 6º. Recomendaciones para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes: El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.

FUNSOMET, de acuerdo con sus competencias legales, propenderá por proveer información y capacitar a su población objetivo sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

CAPÍTULO IV. TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

Artículo 7º. Finalidades de la información recolectada por la Fundación: La información suministrada será utilizada única y exclusivamente por La Fundación para los siguientes fines:

Recopilar, consolidar y actualizar información de niños, niñas, adolescentes y familias beneficiarios de los programas y proyectos de FUNSOMET, en desarrollo de su objeto y funciones.
Realizar acciones de difusión, comunicación, mercadeo y publicidad sobre las actividades propias del objeto y funciones de la Fundación.
Enviar información de eventos y actividades de la Fundación, a la comunidad y grupos de interés.
Realizar encuestas con el fin de medir la calidad e impacto de los programas y actividades de la Fundación, y para fines estadísticos y demográficos.
Evaluar aspirantes a cargos de la Fundación.
Recopilar, consolidar y actualizar información de sus trabajadores, con el fin de realizar actividades en cumplimiento de las funciones propias de la dependencia de recursos humanos al interior de la Fundación.
Contratar personas jurídicas y naturales, y realizar cualquier acuerdo, convenio o alianza en el desarrollo del objeto y funciones de la Fundación.
Soportar el cumplimiento de obligaciones contractuales con entidades públicas y empresas privadas, y presentar informes durante su ejecución.
Acreditar existencia, representación legal, estructura organizacional, aportes, bienes y rentas, y las demás requeridas en desarrollo de su objeto y funciones.
Realizar el registro en los sistemas de información, software, bases de datos o archivos de la Fundación en cumplimiento de sus funciones.
Dar respuesta a requerimientos judiciales y administrativos o en cumplimiento de mandatos legales.
Las demás que sean propias de cada tipo de base de datos registrado por la Fundación ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y que sean necesarias para el cumplimiento de su objeto.

Artículo 8º. Personas a quienes se les puede suministrar información.

La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Artículo 9º. Derechos que asisten a los titulares.

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FUNSOMET. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a FUNSOMET salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
Ser informado por FUNSOMET, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento FUNSOMET han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

CAPITULO V. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA, QUEJAS, RECLAMACIONES

Y REVOCATORIAS DE AUTORIZACIONES

Artículo 10º. Acceso a la información: La Fundación garantiza el derecho de acceso en tres vías:

El titular puede conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
El titular puede tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
Derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de La Fundación de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados, y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

Artículo 11º. Consulta de la información.

La Fundación garantiza el derecho de consulta suministrando a los titulares toda la información contenida en el registro individual, o que esté vinculada con la identificación del titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales la Fundación garantiza:

Habilitar el correo electrónico funsomet@hotmail.com
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

Artículo 12º. Tiempo para atender la consulta: La Fundación atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 13º. Reclamos: El titular de la información contenida en la base de datos puede solicitar a La Fundación la corrección, actualización o supresión, de sus datos, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante La Fundación implicada.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a través de este correo electrónico la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

El titular, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o autorización para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

Así mismo la solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través del correo electrónico funsomet@hotmail.com y/o o de manera personal, y debe contener la siguiente información:

El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

La Fundación tiene la obligación de rectificar y actualizar la información inexacta, incompleta o desactualizada a solicitud del titular, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

El Titular de la información tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a La Fundación, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los archivos, bases de datos o tratamientos realizados por La Fundación.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

CAPITULO VI. INFORMACIÓN GENERAL Y ÁREA RESPONSABLE DE LA

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Artículo 14º. Encargados del tratamiento de la información en La Fundación: Los titulares de la información podrán formular sus peticiones, consultas y reclamos, con el fin de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización, en los siguientes canales de atención:

Correo electrónico funsomet@hotmail.com
Escrito enviado a la Sede principal de FUNSOMET, ubicada en la carrera 78 C N. 79B-85 Barrio El Castillo – Barranquilla.

Artículo 14º. Deberes de los responsables del tratamiento de datos personales en FUNSOMET:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas data;
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
Tramitar las consultas y reclamos formulados por el titular;
Informar por solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema específico;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Identificar cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.
Hacer uso de los datos personales solo para los objetivos dispuestos.

Artículo 15º. Deberes de los encargados del tratamiento.

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas data;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de las normas sobre protección de datos, y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares;
Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula la ley;
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPITULO VII. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Artículo 16º. Medidas de seguridad. Con el fin de prevenir la adulteración, perdida, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento, de los registros de datos personales en nuestra base de datos, se fomentará la difusión de información y las medidas de seguridad técnica, humana y administrativa, entre empleados y colaboradores. La Fundación, mantendrán protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Artículo 17º. Confidencialidad. Teniendo en cuenta que la información es confidencial, a cada una de las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión), se hará firmar en su contrato de trabajo, una cláusula de confidencialidad que garantice la reserva de dicha información.

Artículo 18º. Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

CAPITULO VIII. VIGENCIA

Artículo 19º. Vigencia. La información contenida en la base de datos rige a partir de la fecha de su publicación y estará vigente mientras FUNSOMET, no determine su cancelación o restructuración.

La presente Política de Protección de Datos de FUNSOMET, rige a partir de la fecha de aprobación.

Barranquilla Febrero 10 de 2020.